Порой, пользователю необходимо перенести не только текст из другого файла в вордовский документ, но и графический объект. Это может быть график, изображение или даже таблица. Именно поэтому в нашей статье мы разберем несколько способов, как перенести таблицу из Excel в Word.
В чем заключаются сложности в переносе таблицы? Первая сложность – это изменение форматирование таблицы при переносе. Проще говоря, при копировании объекта сдвигаются столбцы и строчки, из-за чего таблица теряет свой внешний вид и это приносит пользователю массу неудобств.
Как перенести таблицу из Excel в Word: способ № 1
Разберем пример, в котором у нас есть таблица с тремя столбцами и пятью строками, с установленными границами.
Для начала выделяем графический объект. Для этого пользователю необходимо нажать кнопку «Копировать» на панели инструментов в главном меню. Либо воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + C. Можно копировать объект и иным способов: просто щелкнуть по выделенной таблице правой кнопкой мышки, а затем нажать «копировать».
После этого открываем вордовский документ, куда требуется поместить экселевскую таблицу. Затем на панели инструментов выбираем раздел под названием «Вставка». Пользователь должен выбрать пункт «Специальная вставка». Пользователю необходимо задать ее параметры. «Связать» — «Лист Microsoft Office Excel». В конце нажимаем кнопку ОК.
Однако, несмотря на свою простоту, этот вариант работы несет в себе несколько недостатков. Во-первых, таблица будет вставлена в документ как графический объект, поэтому редактировать ее у пользователя не получится. Во-вторых, если таблица имеет широкий формат, она может выйти за поля вордовской страницы.
Способ № 2
Для начала пользователь должен выделить таблице, размещенную в MS Excel. Ее необходимо копировать. Как именно – мы уже написали выше. Далее открываем вордовский документ и нажимаем пункт «Вставить». Вставить таблицу возможно и при помощи одновременного нажатия двух клавиш «Shift + Ins».
Воспользовавшись таким способом перемещения таблицы, пользователь может редактировать таблицу, менять ее значения, границы и шрифт. Имеет такой способ и недостаток: таблицы широкого формата могут выходить за пределы листа вордовского документа.
Как перенести таблицу из Excel в Word: способ № 3
Для того, чтобы воспользоваться третьим способом перемещения таблицы пользователю нужно выполнить следующий алгоритм действий:
Таблица, которая появится в вордовском документе, будет представлена в виде графического объекта. Редактировать ее будет невозможно.
Вставляем таблицу в Ворд 2010 года
Для начала необходимо выбрать таблицу в Excel, которую требуется поместить в документ Ворд. Ее необходимо выделить: или при помощи мышки, или при помощи комбинации клавиш (Ctrl + C). Далее пользователю необходимо перейти в вордовский документ, где требуется постановка таблицы. Устанавливаем курсор, а затем выбираем на панели инструментов пункт «Файл», затем – «Вставить». После чего, в «Параметры вставки», необходимо выбрать пункт «Связать и использовать конечные стили». После чего в документе Ворд разместиться таблица.
Вставляем таблицу в Ворд 2007 года
Первые шаги в данном способе также заключаются в копировании экселевской таблицы. После чего необходимо перейти в документ Word. Далее заходим на панель инструментов: пункт «Главная», затем «Вставить», после выбираем пункт «Специальная вставка». Затем в появившемся окне пользователь должен будет установить переключатель на пункт под названием «Связать». В окошке «Как» необходимо будет выбрать объект лист Эксель. Завершаем работу нажатием кнопки ОК. В Ворде 2003 года заходим в «Правку» и выбираем пункт «Вставить». Таблица будет вставлена в вордовский документ.
Если спросить у любого пользователя о том, какую программу лучше всего задействовать для построения таблиц, то он ответит, что "Эксель". И это именно так. Но никто не поспорит, что в другой офисной программе - в "Ворде" - порою тоже нужно создавать таблицы. К счастью, есть возможность переместить этот элемент из одной программы в другую.
В этой статье пойдет речь о том, как из Excel таблицу перенести в Word. Будут разобраны три наипопулярнейших способа данной операции. Все они в достаточной мере отличаются друг от друга, поэтому рекомендуется дочитать статью до конца, чтобы определить для себя, каким способом лучше всего пользоваться.
Перемещение таблицы из "Эксель" в "Ворд"
Перед тем как переходить к подробному разбору всех трех способов, как из Excel таблицу перенести в Word, давайте вкратце пробежимся по их сути. Ниже будет представлено три способа:
- обычное копирование;
- копирование при помощи специальной вставки;
- вставка из документа.
Первый способ позволит вам в быстрый срок переместить таблицу из "Эксель" в "Ворд". Однако для этого необходимо открывать по отдельности каждую программу. Есть также и более существенные минусы, о которых мы расскажем непосредственно в разборе самого метода.
Второй способ так же задействует две программы, но с помощью него можно связать экселевскую таблицу с таблицей "Ворда". Как это, и зачем оно нужно, будет рассмотрено в самом разборе.
Третий же способ, напротив, позволяет работать лишь в "Ворде" и из него вставлять таблицу из "Экселя", не открывая сам табличный редактор. Но и в нем есть как достоинства, так и недостатки.
Сейчас мы приступим к разбору способов, как из Excel таблицу перенести в Word, и вы узнаете, какой из них подойдет для вас лучше всего.
Первый способ: обычное копирование
Итак, в первую очередь разберем самый простой способ того, как из Excel таблицу перенести в Word:
- В первую очередь вам необходимо открыть вордовский документ, в который вы хотите вставить таблицу, а также программу "Эксель" с той самой таблицей.
- Теперь в "Экселе" выделите тот фрагмент, который хотите переместить в "Ворд".
- Его необходимо скопировать. Сделать это можно тремя способами. Первый - нажать правую кнопку мыши (ПКМ) по выделенной области и в контекстном меню выбрать пункт "Копировать". Второй - нажать соответствующий значок на панели инструментов, который расположен в области "Буфер обмена". Его точное местонахождение можете увидеть на изображении ниже. Третий способ наипростейший - вам необходимо нажать сочетание клавиш CTRL+C.
- После того как элемент скопирован, переходите к документу "Ворд". Сначала нажмите левой кнопкой мыши (ЛКМ) в том месте, куда хотите вставить таблицу.
- Теперь ее необходимо непосредственно вставить. Сделать это можно так же тремя способами. Открыть контекстное меню, нажатием ПКМ, и в меню выбрать пункт "Сохранить исходное форматирование". Нажать на панели инструментов соответствующий значок. Его расположение вы так же можете наблюдать на изображении ниже. Третий же подразумевает использование горячих клавиш, только на этот раз CTRL+V.
По итогу, таблица будет вставлена. Это был первый способ, как перенести таблицу из Excel в Word 2007. К слову, данная инструкция будет пригодна и к другим версиям программы, хоть и с некоторыми изменениями.
Второй способ: копирование при помощи специальной вставки
Сейчас мы разберем, как перенести таблицу из Excel в Word 2010 года. Стоит так же сделать ремарку, что данный метод подойдет и для других версий программы:
- Итак, вам снова нужно открыть два документа - Excel и Word. В "Экселе" выделите нужную область и поместите ее в буфер обмена, одним из тех способов, которые были приведены выше.
- После этого переходите в программу "Ворд". Вам необходимо открыть выпадающее меню инструмента "Вставить". Для этого нажмите на стрелочку под ним.
- В меню выберете "Специальная вставка..." - откроется одноименное окно. В нем вам нужно переключиться на пункт "Связать" и в поле "Как" выбрать "Лист Microsoft Excel (объект)".
- После проделанных действий нажмите "ОК" - таблица будет вставлена в документ.
Вы можете заметить, что таблица вставлена в виде рисунка - это означает, что вы не сможете ее редактировать, внося какие-то правки. Конечно же, это относится к минусам данного метода. Однако есть и плюсы - таблица автоматически сожмется, приняв такой размер, который идеально впишется в ваш документ.
Третий способ: вставка из документа
С помощью третьего способа вы вообще можете перенести таблицу из Excel в Word, не задействовав саму программу "Эксель". Делается это очень просто:
- В программе "Ворд" вам нужно перейти во вкладку "Вставка".
- В ней надо нажать на значок "Объект", который расположен в области "Текст".
- В открывшемся окне нужно перейти во вкладку "Создание из файла". Там нажмите кнопку "Обзор" и в открывшемся проводнике выберите экселевский файл.
- В итоге, остается лишь нажать на кнопку "ОК", и таблица будет вставлена.
У этого метода есть лишь один недостаток, помимо того, что вставлена будет таблица в виде картинки, она вставится целиком, то есть, вы не сможете выбрать нужную вам область.
Заключение
По итогу имеется три способа, как можно вставить таблицу из Excel в Word. Все они хороши по-своему и у каждого есть как свои недостатки, так и достоинства. Но каким способом пользоваться - решать только вам.
При копировании таблиц из Excel в Word, а также при переносе значений ячеек из таблиц Excel в таблицы Word могут возникать различные неприятности в виде несовпадения форматов, размеров и просто некорректной вставки скопированных данных. Для качественного переноса данных из Excel в Word необходимо знать несколько моментов.
Как перенести лист из книги Excel в документ Word?
Для переноса в документ Word данных всего рабочего листа рабочей книги Excel, необходимо перейти на вкладку «Вставка» и в группе кнопок «Текст» нажать кнопку «Объект». На вкладке "Создание из файла" диалогового окна «Вставка объекта»,
при помощи кнопки «Обзор» необходимо найти рабочую книгу с данными для переноса. Стоит отметить, что в рабочей книге активным должен быть тот лист, на котором содержатся данные для переноса в документ Word. При этом вставка данных файла в документ осуществляется так, что их можно редактировать, используя приложение, в котором они были созданы. Другими словами в документе Word появляется область приложения Excel, которая активируется двойным кликом левой кнопки мыши. При этом лента Word заменяется лентой Excel и в этой области документа Word можно внести изменения, используя средства приложения Excel.
Если в диалоговом окне «Вставка объекта» установить флажок в поле «Связь с файлом», то в документе Word будут отображаться в автоматическом режиме изменения, внесенные в исходный файл.
Как перенести таблицу или диапазон ячеек из Excel в Word?
Чтобы перенести таблицу или любой произвольный диапазон ячеек с данными из рабочей книги Excel в документ Word, необходимо в приложении Excel скопировать диапазон ячеек, перейти в приложение Word и на вкладке "Главная" в группе кнопок «Буфер обмена» раскрыть меню кнопки «Вставить» и выбрать один из доступных вариантов вставки, такие как, сохранять исходное форматирование, использовать стили конечного фрагмента, сохранить как рисунок, сохранить только текст и некоторые другие.
Кроме перечисленных вариантов доступен пункт «Специальная вставка», при помощи которого можно вставить скопированную таблицу или диапазон, как объект, а также выбрать другие варианты вставки.
Как быстро переносить таблицы из Excel в документы Word?
Таблицы можно переносить из Excel в Word при помощи надстройки для приложения Excel. Если всем таблицам, которые нужно вставить в документ Word, присвоить имена (создать именованные диапазоны), а в текстовом документе Word создать закладки в тех позициях текста, в которых должны появиться таблицы и все эти данные записать в диапазоне ячеек рабочего листа,
то для быстрого переноса таблиц можно использовать программное решение. При этом таблицы могут находиться на разных листах рабочей книги Excel, а имена листов должны быть прописаны в диапазоне ячеек с исходными данными.
Как выборочно перенести данные из Excel в Word (автоматически)?
В отдельных случаях, когда возникает необходимость заполнить отдельные строки/столбцы таблицы в документе Word данными из Excel, от исполнения многократного действия «Скопировать/Вставить» поможет уйти надстройка для Word по автоматическому заполнению таблиц Word данными из Excel.
Например, при заполнении спецификаций к проектной документации, необходимо выборочно перенести информацию из базы данных рабочей книги Excel в документ Word. При этом нужно перенести не всю таблицу Excel, а только некоторые её строки, при том, что они не расположены в одном диапазоне, который можно было бы скопировать и вставить за одно действие. Надстройка позволяет автоматизировать процесс выборочного переноса данных из таблицы Excel в таблицу Word.
После выбора книги Excel (базы данных) и рабочего листа, содержащего данные для переноса в таблицу документа Word, в диалоговом окне отображаются значения ячеек из первых двух столбцов листа базы данных. Количество отображаемых столбцов пользователь может регулировать самостоятельно, изменяя номера первого и последнего столбца. В зависимости от этого изменяется и содержимое диалогового окна. Первая строка рабочего листа файла базы данных служит заголовками для столбцов в диалоговом окне. Для того, чтобы перенести данные из диалогового окна, необходимо выделить нужные строки, используя левую кнопку мыши и клавиши Ctrl и/или Shift на клавиатуре.
После пуска программы значения всех выделенных в диалоговом окне строк переносятся в ячейки таблицы документа Word, начиная с той ячейки, в которой находится курсор мыши. Надстройка дает возможность выборочного заполнения таблиц в редакторе Word данными из Excel. Примером использования этой надстройки может служить заполнение спецификаций оборудования и материалов к проектной документации, когда для заполнения документов по разделам необходимо выборочно перенести данные из баз данных, созданных на базе рабочих книг Excel в таблицу документа Word.
Для пользователей, использующих широкоформатные мониторы, предусмотрена возможность изменения размеров диалогового окна под ширину окна приложения Word.
Как перенести отдельные значения из Excel в Word?
Для автозаполнения документов Word данными из Excel можно использовать готовые решения (надстройки) как для Word, так и для Excel. Эти решения позволяют автоматически генерировать документы Word на основе данных, содержащихся на листе рабочей книги Excel. В этих решениях предусмотрена возможность пакетного заполнения документов (для случаев, когда на основе одного набора исходных данных нужно заполнять несколько различных документов, например, договор, доп. соглашение, доверенность и так далее).
Приложение MS Excel является очень удобным средством выполнения расчетов и преставления табличных данных. Однако, при подготовке отчетной документации часто требуется представить табличную информацию в формате Word. При этом иногда необходимо перевести не только непосредственное содержание информации, но и форматирование документов.
Вам понадобится
- Программы MS Word, MS Excel, компьютер.
Инструкция
Теперь, как и в первом случае, скопируйте нужную часть таблицы. Затем, мышкой выделите всю таблицу, созданную в Word, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Вставить». Все данные из исходной таблицы аккуратно распределятся по пустым клеткам таблицы Word. Используя средства форматирования Word, подправьте некорректно размещенные участки таблицы.Данный метод является оптимальным для подготовки отчетной документации, однако не позволяет сохранить формулы, что затруднит последующий пересчет данных.
Ворд и Эксель — популярные офисные приложения, созданные известной компанией Майкрософт . При помощи каждого из них можно создавать файлы, включающие в себя тексты, таблицы, диаграммы, изображения и схемы.
В жизни любого человека бывают случаи, когда приходится совмещать работу в этих двух программах. Для того, чтобы изменить формат файла, можно использовать как различные конвертеры, так и встроенные функции Эксель и Ворд.
Перенос информации из Эксель в Ворд
Выполнить эту задачу можно различными способами:
- Используя приложения или онлайн-сервисы для конвертации данных;
- При помощи копирования;
- Применив функцию «Специальная вставка»;
Каждый из перечисленных методов имеет свои нюансы. Выбрать вы можете любой из них, в зависимости от сложности поставленной задачи.
Способ 1: Конвертирование
Этот способ более всего подойдёт тем, кто всю работу провёл в XLSX файле, но неожиданно оказалось что ее принимают только в формате DOCX. В данном случае рассмотрим онлайн-конвертер, так как этот вариант гораздо более удобен, когда нужно быстро выполнить преобразование файлов.
Сайт для конвертирования XLSX файла в формат DOCX
- Для начала откройте сайт конвертера. Ссылку на него вы можете найти выше. Кликните на «Select XLS File» .
- Теперь выберите тот файл, с которым хотите взаимодействовать, и нажмите «Открыть» .
- После завершения загрузки файла на сайт кликните на «Convert to Word» , начнется процесс конвертирования.
- Дождитесь, когда окончится процесс преобразования файла.
- Осталось лишь скачать получившийся файл при помощи нажатия на соответствующую кнопку.
- Теперь следует проверить, как выглядит конвертированный файл. Можно с легкостью заметить, что внешне он ничем не отличается от исходного.
Способ 2: Копирование данных
Собственно, самое первое, что приходит на ум, когда вам приходится переносить информацию из Эксель в Ворд, скопировать её. Рассмотрим поэтапно, как это сделать, на примере Майкрософт Оффис 2016 .
- Запустите Эксель 2016.
Для этого откройте меню «Пуск» , наведите указатель мыши на соответствующий значок, кликните на него правой кнопкой, в выпадающем меню выберите пункт «Открыть» .
- Аналогичным образом запустите Ворд 2016.
- Откройте имеющийся файл XLSX. Для этого наведите мышью на пункт «Открыть» в левой части экрана. Справа вы увидите последние использованные документы. Если следует выбрать один из них, просто кликните на нужный файл. В случае, когда вы не видите в списке искомый документ, нажмите на «Этот компьютер» и укажите путь, где хранятся данные.
- Теперь в Ворде создайте новый документ нажатием на соответствующую кнопку справа или откройте имеющийся при помощи пункта «Открыть другие документы» в панели слева.
- Выберите область, которую вы хотите скопировать. Для этого просто выделите ее, зажав левую кнопку мыши.
- Нажмите на правую кнопку мыши и выберите пункт «Копировать» . Также для этого вы можете воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + V .
- Линия выделения после проведенных манипуляций станет пунктирной. Это означает, что участок документа попал в «буфер обмена» и готов к переносу.
- Переключитесь к файлу, созданному в Ворд. Если вы создали его только что, рекомендуем его сохранить, воспользовавшись пунктом «Сохранить как» , расположенном в левой панели окна.
- Выберите местоположение, укажите название нового файла и нажмите «Сохранить» .
- Кликните правой кнопкой мыши на пустое пространство вордовского документа и вы увидите, как много здесь присутствует различных методов вставки данных.
- Вы можете выбрать любой из них, но, если вы хотите, чтобы внешний вид напоминал тот, что был в XLSX файле, вам следует выбрать самый первый «Сохранить исходное форматирование» .
Вот собственно и все, этот способ вполне подойдет для простых случаев переноса данных. К примеру, вы создаете какую-либо инструкцию или документ, который обязательно должен быть в формате DOCX, но какие-то данные, например, таблицы с расчетами, у вас хранятся в Эксель.
Способ 3: Специальная вставка
Этот способ очень похож на предыдущий с той лишь разницей, что после переноса таблицы, вы сможете взаимодействовать с ней так же полноценно, как и в Эксель.
- В первую очередь, открываем и создаем файлы точно так же, как в предыдущем методе.
- Выделяем область, которую будем использовать.
- Нажимаем «Копировать» .
- Переходим на вкладку «Главная» , кликните на кнопку «Вставить» , в выпадающем списке выбираем «Специальная вставка» .
- Программа предложит выбрать, что именно вы хотите вставить. В данном случае стоит остановить выбор на первой строке.
- Кликнув на таблицу дважды, вы увидите, что работать с ней можно точно так же, как в Эксель, функционал сохранен.
При помощи этих простых способов каждый пользователь сможет легко и просто импортировать данные.