Статья расскажет, как ставить цифровую подпись с помощью «Word»
В данном обзоре мы расскажем, как следует в текстовом редакторе «Word 2003 /2007 /2010 /2013 /2016 » создавать специальные электронные цифровые подписи (ЭЦП) документа. ЭЦП применяется тогда, когда нам нужно полностью подтвердить подлинность нашего документа, его авторство, гарантии и т.д.
Чтобы создавать ЭЦП в «Word 2010 /2013 /2016 », нам потребуется установить соответствующий плагин (поговорим об этом ниже). Данный плагин поможет подписать документ, мы дадим ссылку на его скачивание. В программе «Word 2003 » ставить электронную подпись можно при наличии упомянутого плагина, а также без его установки.
Стоит сказать, что если мы откроем один документ с подписью в программе «Word » другой версии, то ЭЦП будет проверяться не во всех случаях.
Как заверить документ «Word» электронной подписью?
Скачайте программу «КриптоПро » по этой ссылке , установите ее и далее следуйте нашим инструкциям.
Ставим электронную подпись в «Word 2003» с использованием «КриптоПро»
- Запустите редактор и через верхнее меню пройдите в «Сервис —Параметры »
Через верхнее меню пройдите в «Сервис-Параметры»
- Затем войдите во вкладку «Безопасность » и кликните на «Цифровые подписи »
Кликните на «Цифровые подписи»
- Откроется окошко, в котором можно будет добавлять сертификаты для электронной подписи, и нажмите на «Добавить ».
Нажмите на «Добавить»
- В новом окне вы увидите список всех сертификатов, которые установлены на вашем компьютере, выделите сертификат, нажмите на «Ок ».
Выделите сертификат, нажмите на «Ок»
- Сертификат добавится в предыдущее окно, нажмите на «ОК »
Нажмите на «ОК»
- Далее нужно будет ввести пароль для контейнера вашего сертификата, поставить галку на «Запомнить пароль » и нажать на «ОК ».
Введите пароль, поставьте галку на «Запомнить пароль» и нажмите на «ОК»
- Теперь при открытии подписанного таким образом документа вы увидите в нижнем правом углу иконку электронной подписи (это на тот случай, если вам нужно удостовериться, что документ «Word » подписан цифровой подписью).
При открытии подписанного таким образом документа вы увидите в нижнем правом углу иконку электронной подписи
- Если вы внесете изменения в данный документ, то ЭЦП исчезнет, и вы увидите такое уведомление
Если вы внесете изменения в данный документ, то ЭЦП исчезнет
Ставим электронную подпись в «Word 2007» с использованием «КриптоПро»
- Запустите документ, нажмите на кнопку «MS Word » в левом верхнем углу, далее пройдите в «Подготовить —Добавить цифровую подпись ».
Пройдите в «Подготовить-Добавить цифровую подпись»
- Откроется окошко для создания электронной подписи. Здесь, как и в предыдущем случае, нужно указать свой сертификат, установленный на компьютере.
Откроется окошко для создания электронной подписи
- Нажмите на «Изменить » и в новом окне выберите сертификат, нажмите на «Ок »
В новом окне выберите сертификат, нажмите на «Ок»
- Далее откроется окно для ввода пароля (так же, как и в предыдущей инструкции). Укажите пароль и нажмите на «ОК ».
Укажите пароль и нажмите на «ОК»
- После этого программа подтвердит, что пароль введен верно, документ подписан
Документ подписан
- Теперь, если вы хотите узнать, не подписан ли документ «Word », взгляните внизу на строку состояния и удостоверьтесь, что там присутствует иконка цифровой подписи.
Взгляните внизу на строку состояния и удостоверьтесь, что там присутствует иконка цифровой подписи
- Нажмите на эту иконку, чтобы проверить статус ЭЦП, и на правой панели появится информация по вашей электронной подписи. Нажмите правой кнопкой мышки на «Состав подписи ».
Нажмите на эту иконку, чтобы проверить статус ЭЦП
- Откроется окно с соответствующими данными
Состав подписи
Ставим электронную подпись в «Word 2010/2013/2016» с использованием «КриптоПро»
- Запустите документ, пройдите в «Файл —Сведения —Добавить цифровую подпись »
Пройдите в «Файл-Сведения-Добавить цифровую подпись»
- Откроется окно для внесения электронного сертификата, программа сделает это автоматически. Если вам необходимо установить другой сертификат, то нажмите на «Изменить ».
Нажмите на «Изменить»
- Далее откроется окно, где можно выбрать подходящий сертификат. Выделите его и нажмите на «ОК ».
Откроется окно, где можно выбрать подходящий сертификат
- Теперь введите пароль, нажмите на «ОК »
Введите пароль, нажмите на «ОК»
- Если все введено правильно, вы увидите соответствующее уведомление
Подпись успешно сохранена
- Если вас интересует, как понять, что документ «Word » подписан, то взгляните внизу на строку состояния. Там должен быть значок цифровой подписи.
Взгляните внизу на строку состояния, там должен быть значок цифровой подписи.
Видео: Как подписать электронной подписью (ЭЦП) документ «Microsoft Word 2007»?
Подписывание файлов с применением электронно-цифровой подписи стало для предпринимателей привычным делом. Но все же у многих новичков возникает вопрос, как подписать вордовский документ ЭЦП. Чаще всего, когда приходится работать с ЭЦП, мы сталкиваемся с MS Office. Но для начала стоит разобраться, что представляет собой этот элемент в компьютерных документах.
Данное понятие включает в себя виртуальный объект, с помощью которого можно установить личность автора, который его создал. Соответственно, он помогает убедиться в достоверности и целостности цифрового файла. В зависимости от того, какую ЭЦП вы используете, с помощью этого современного средства защиты авторства у вас будет также возможность отслеживать последующие изменения в содержании отчета. Именно поэтому стоит знать, как сделать электронную подпись в ворде.
Электронная заверка в качестве стандартной процедуры
Прежде чем разбираться с тем, как подписать ЭЦП документ Word, стоит для начала его создать. После чего последует создание строки подписи, и лишь после этого – появится сама подпись.
В зависимости от того, какое программное обеспечения вами используется, сам процесс подписания файла ворд может иметь некоторые отличия, но суть останется то же. Рассмотрим последовательность действий, которая рекомендуется для версии программы 2007 года.
Чтобы произвести добавление необходимой строчки в Microsoft Office, нужно:
- Переместить курсор таким образом, чтобы он находился в том месте, куда нужно вставить строку, содержащую ваш компьютерный автограф.
- Открыть окошко «Вставка» и нажать на группу «Текст». После этого курсор наводится рядом с графой меню «Строка подписи». Следует выбрать и кликнуть на «Строка подписи Microsoft Word».
- После этого вам понадобится произвести настройки в открывшемся окне, то есть указать сведения о личности, которая подписывает файл.
- В случае необходимости вам может понадобиться создание еще одной строчки для указания дополнительной подписи (при этом придерживайтесь вышеперечисленных пунктов).
Отдельный случай: визирование строки
Чтобы осуществить подписание строчки, вам понадобится выделять непосредственно строку ввода цифровой подписи. Чтобы осуществить такое действие, как подписать электронный документ ЭЦП, вам следует открыть окно «Подпись» и осуществить какое-либо из дальнейших действий:
- Выбрать нужное имя рядом с обозначением Х.
- Также при нажатии функции «Выбрать рисунок» вы сможете применить изображение своей ЭЦП.
- При условии того, что вы используете планшетный компьютер, у вас будет возможность добавить рукописное подписание.
- Если у вас установлено специальное программное обеспечение для цифровых подписей, вы можете просто кликнуть на клавишу «Подписать».
- Если вам интересно, как еще можно подписать электронной подписью документ Word, вы должны знать о еще одном варианте. Вы можете стать создателем невидимой подписи, которая не будет отображаться. Но, если вы откроете строку «Подпись», которая находится внизу экрана на строке состояния, то она будет отображаться.
Кроме информации о том, как поставить подпись в документе электронном, нужно знать о специально для этого разработанном программном обеспечении, задачей которого является контроль сертификатов цифрового типа и осуществление криптоопераций. Подобное программное обеспечение способно облегчить процесс подписания файлов с помощью цифрового росчерка. Преимущество данной программы в том, что с ее помощью можно подписывать фалы различного формата, а также архивы или пакеты файлов. Ее помощью возможно также проставление усиленной и дополнительной ЭЦП.
Для людей, не имеющих опыта работы с электронной цифровой подписью, мы подготовили инструкцию «как подписать документ ». На самом деле это очень простая процедура, которая заключается в паре нажатий на кнопку мыши.
Все владельцы ЭЦП имеют специальные сгенерированные ключи: открытый и закрытый. Все эти ключи зарегистрированы в Удостоверяющем центре и надежно защищены. В первую очередь для того чтобы подписывать документы с помощью своей ЭЦП, вам необходимо подготовить свой ПК, установив на него следующее ПО:
О том, как установить и настроить программное обеспечение вы можете прочесть в отдельной инструкции.
Сам процесс подписи документа зависит от того, в какой программе он создан (т.е. его формат). Для примера рассмотрим самый популярный текстовый редактор MS Word.
Если вы подписываете документы впервые, рекомендуем убедиться, что у вас установлена последняя версия Крипто-ПРО. Сделать это можно открыв программу в Панели управления и перейдя во вкладку «Общее». На момент написания данной инструкции последняя версия Крипто-ПРО 3.9.
Как подписать документ ЭЦП в Word 2003
Открываем нужный документ, переходим:
«Сервис» - «Параметры» - «Безопасность» - вкладка «Цифровые подписи» и «Сертификат» - нажимаем кнопку «ОК ».
Обратите внимание, перед тем как подписывать документ, его нужно сохранить.
Документ возможно подписать только при условии, что ваш сертификат находится в Личных
(см. статью по установке сертификата)
Как подписать документ ЭЦП в Word 2007
В 2007 версии редактора используем следующий алгоритм:
Круглая кнопка в левом верхнем углу «Office» – «Подготовить» - «Добавить цифровую подпись» , далее если необходимо прописываем цель подписания документа (необязательно), выбираем соответствующую подпись из списка, нажимаем «Подписать ».
То, что документ имеет цифровую подпись, подтверждает небольшая красная эмблема на нижней панели и соответствующая надпись при наведении на нее курсора. Также после подписания, пропадает возможность редактировать документ, чтобы внести изменения в файл, необходимо удалить подпись.
Как подписать документ ЭЦП в Word 2010
В MS Word 2010 выполняем такие шаги:
«Файл» - «Сведения» - «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)»
Если последний пункт у вас отсутствует, значит у вас не установлены Crypto Pro и/или КриптоПро Office Signature.
В окне добавления цифровой подписи по аналогии с 7-ой версией Word, указываем цель подписания, выбираем сертификат и наживаем «Подписать »
Как подписать ЭЦП файл PDF
Иногда возникает потребность подписать цифровой подписью файлы в формате.pdf. Делается это также просто как и с другими файлами.
Для подписания документов PDF был разработан программный продукт «Крипто-ПРО PDF». Это специальный модуль для работы с файлами в формате Adobe Reader и Acrobat.
Программный продукт «Крипто-ПРО PDF» разработан с интерфейсом Adobe System Inc, что позволяет использовать Adobe Acrobat, Reader и LiveCycle ES для подписания pdf файлов электронной цифровой подписью прямо в программе по аналогии с MS Word.
Работая в Microsoft Word с файлами, которые необходимо подтверждать, утверждать, подписывать, Вы знаете, что их нужно распечатывать, и нести на проверку определенному человеку. Или Вы даете на проверку электронную версию, а потом слышите, что все хорошо, и нужно распечатывать его и приносить снова. Но подобных действий можно и избежать.
В данной статье мы с Вами разберемся, как можно подписать документ, созданный в Ворде, электронной цифровой подписью или ЭЦП. Рассмотрим ее различные варианты: создадим ее на видимой строке, или же просто добавим к файлу.
Как сделать линию для вставки электронной подписи в Ворде
Сначала рассмотрим, как вставить нужную строку в Ворд.
Открывайте необходимый документ. Затем установите курсор в том месте, куда нужно вставить область.
Можете написать какой-нибудь текст, например, «Утвердили:» , а с новой строки вставить пустые строки.
Дальше перейдите на вкладку «Вставка» , в группе «Текст» нажмите на стрелочку возле кнопки «Строка подписи» и выберите из списка «Строка подписи Microsoft Office» .
В следующем окне соглашаемся с тем, что там написано, и жмем «ОК» .
Откроется окно «Настройка» . В нем заполните все предложенные поля. Введите данные того, кто будет подписывать: его ФИО, должность, адрес электронной почты. Инструкцию можете изменить, а можно и оставить предложенный текст. Поставьте галочку в поле «Показывать дату…» и нажмите «ОК» .
В результате мы получим вот такую строку. Здесь должен будет расписаться тот человек, чьи данные указаны под ней. Можно распечатать документ и понести его на проверку, а можно, чтобы данный человек расписался прямо в Word, добавив электронную подпись в указанное поле.
Если Вам не обязательно добавлять подобную линию, тогда можете сами сделать линию в Ворде нужного вида и нужной длины. Воспользуйтесь для этого инструкцией, перейдя по ссылке.
Как подписать файл, с помощью ЭЦП
Если в Ваш документ добавлена строка, про которую я писала выше, тогда давайте разберемся, как что-нибудь в нее вставить.
Для начала прочтите текст и убедитесь, что в нем все верно. Затем нажмите в области правой кнопкой мышки и выберите из контекстного меню «Подписать» .
В следующем окне жмите «ОК» .
Цифровая электронная подпись в Ворде может быть разного вида. В предложенном окне в поле напротив крестика можно просто написать свою фамилию и инициалы. А можно добавить в данное поле изображение со своим рукописным вариантом или личной печатью.
Разберем второй вариант. Для этого Вам необходимо расписаться на листе и отсканировать роспись, или можно сфотографировать ее на камеру. Главное, чтобы в результате получилось изображение, сохраненное на компьютере, с Вашей росписью или печатью.
Когда изображение с росписью сделаете, нажимайте в данном окне «Выбрать рисунок» .
Найдите рисунок с росписью на компьютере, выделите его и нажмите «Выбрать» .
Необходимое изображение появится в окне. Также будет добавлено имя учетной записи, с которой был подписан документ. Нажмите «Подписать» .
Подтвердите создание подписи.
После того, как файл будет подписан, вверху появится информационная строка, что данный документ «Помечен как окончательный» , и возможность его редактирования будет ограничена. Также в строке состояния появится соответствующий значок.
Кликнув по нему, справа откроется область «Подписи» . Здесь можно посмотреть, кто еще должен расписаться – они будут показаны в блоке . Если в тексте уже есть подписи, то они отобразятся в блоке «Действительные» .
Нажав на стрелочку возле подписи, из выпадающего меню можно выбрать один из пунктов: состав, настройку или удаление.
Если Вы открыли подписанный документ и хотите в нем что-то изменить, тогда после нажатия на кнопку «Все равно редактировать» появится окно с предупреждением, что после этого, все подписи будут удалены.
Если Вы согласились на удаление, тогда откроется вот такое окно.
После того, как подписи были удалены, они пропали из текста и в соответствующих полях, а в области справа теперь они находятся в блоке .
Чтобы заново расписаться, можете справа из выпадающего списка возле нужного человека нажать «Подписать» . Затем выполните все описанные выше действия.
Как подписать весь документ
Сделать это можно и немного другим способом. При этом в текст не будет добавлена строка с данными того человека, который расписался. Выбранный файл просто будет помечен определенным образом и возможность его редактирования пропадет.
Для вставки такой невидимой ЭЦП, перейдите на вкладку «Файл» , затем «Сведения» . Дальше кликните «Защитить документ» и выберите из списка «Добавить цифровую подпись» .
Нажмите «ОК» в появившемся окне.
В окне подтверждения жмите «ОК» .
Теперь файл будет подписан, и на вкладке «Файл» – «Сведения» можно будет посмотреть, кем именно.
Кроме того, вверху отобразится информационная строка, что он помечен как окончательный, и редактировать его нельзя, иначе все подписи будут удалены. В области справа в блоке «Действительные» можно посмотреть, кто утвердил, при этом в самом тексте, никакой соответствующей строки не будет.
Что такое электронная подпись, где и как она используется? На такие вопросы должен знать ответ любой деловой человек, который имеет дела с ценными и важными бумагами. Подписать любой документ электронной подписью можно, используя инструменты Word или другие приложения Microsoft Office, а также специальную утилиту КриптоАРМ.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись или ЭП (как указано в ФЗ №63) – это специальный вид электронного шифрования , который помогает отмечать и идентифицировать электронные документы и письма. Чаще понятие электронная печать сокращают до ЭЦП, что означает электронная цифровая подпись.
Такая печать необходима для того, чтобы подтвердить причастность какого-либо лица к документу и защитить его от изменений. Согласно федеральным законам Российской федерации такая печать приравнивается к той, что оставляется от руки. А все ЭЦП разделяют на два типа:
- Простая , которая имеет юридическую значимость после нотариального соглашения сторон.
- Неквалифицированная , подтверждает авторство и защищает документ от изменений, а также имеет полную юридическую силу.
Независимо от типа, ее нужно уметь ставить, как с помощью инструментов Microsoft Office, так и с помощью КриптоАРМ, которые используются чаще всего.
Как подписать документ Word
Перед тем, как учится и пробовать ставить печать надо четко понять, что размещение ЭЦП на документе – это финальный этап создания , поэтому для начала нужно полностью завершить оформление и несколько раз проверить. Любая ошибка и опечатка может лишить печать юридической силы или изменить смысл трактовки документа.
Как только подпись будет поставлена, программа Word разрешит только чтение , также стоит сохранить несколько копий, чтобы был запасной вариант на случай ошибки.
Чтобы сделать электронную подпись в Ворде нужно выполнить следующие шаги:
Если все шаги сделаны верно, то внизу появится новый значок, который свидетельствует о том, что в документ вставлена подпись.
Также можно установить на компьютер программу Крипто-ПРО, у которой есть специальный плагин КриптоПро Office Signature для работы с Microsoft Office . После установки плагина в меню Файл
появится новая кнопка «».
Поставить электронную подпись на документ Word можно также, как и в предыдущем случае, за исключением того, что выбираем кнопку с упоминанием плагина Крипто-ПРО.
Стоит заметить, что в Office 365 плагин не поддерживается , но во всех остальных версиях, вплоть до Word 2019 все должно работать.
Использование КриптоАРМ
КриптоАРМ – это специальная утилита, которую используют, чтобы производить электронное шифрование и подписывать документы, соблюдая все правила и регламенты. Данной программой часто пользуются, чтобы подписать вордовский документ, а также вернуть свой документ в режим редактирования. Для того, чтобы установить электронную печать нужно соблюсти следующий порядок действий:
- На компьютере утилита КриптоАРМ уже должна быть установлена и авторизирована (если требуется).
- Навести курсор на нужный файл и правой кнопкой мыши нажать на него. После чего появится список задач и функций
, среди них выбрать ту, где есть иконка КриптоАРМ.
- Появится новое окно, где также будет список функций и задач
. Тут уже нужно выбрать требуемое действие, а именно вкладку «Подписать
».
- Дальше будет загрузка и откроется рабочая панель
. Тут нужно выбрать файл, если в списке нет нужного документа, то добавить его. В этом же окне можно просмотреть файл и проверить его
перед началом процесса.
- Следующее окно – это панель с настройкой формата
печати. Чаще всего здесь менять ничего не нужно, но если есть перечень обязательных настроек, то тут их следует установить. Когда все будет готов, надо нажать «Далее
».
- Появляется еще одно окно настроек. Тут настраивается внешний вид
печати и иные параметры. Здесь можно поместить печать в сам документ или создать для нее отдельный. Также настраивается с учетом индивидуальных нужд.
- Дальше выбирается сертификат
для подписи. Если он есть, то значит печать будет отображаться, если сертификата нет, его нужно установить. Во вкладке «Посмотреть
» можно проверить, как будет выглядеть ЭЦП.
В итоге появится окно, где будет представлен полный перечень всей информации
. Если все в порядке, то надо нажать «Завершение
», если есть несостыковки, то надо вернуться к нужному шагу и исправить параметр. После завершения процесса, на документе будет иметься печать и изменить ее можно будет только с помощью приложения, имея соответствующий доступ.
Как вставить обычную подпись
Кроме использования специальной утилиты, можно воспользоваться базовыми инструментами, которые уже есть во всех программах от Microsoft Office. В Word есть возможность вставить подпись от руки или специальную графу для размещения там печати.
Вставка рукописной подписи
Наличие подписи, которая написана от руки всегда выглядит солидно и официально. Кроме этого подобный символ имеет юридическую силу, а значит такой документ будет еще и защищен на законодательном уровне. Расписаться в вордовском документе просто, но для этого нужно соблюдать следующие правила:
Остается вставить в нужном месте нарисованную от руки картинку, и теперь в документе есть индивидуальная подпись, написанная от руки. При печати
отсканированное изображение будет выглядеть очень натурально, будто это ксерокопия с оригинального договора, где уже была индивидуальная пометка.
Добавляем текст
Чтобы на документе присутствовал и иной текст, вроде инициалов, должности, контактной информации и так далее, то следует использовать инструмент «Экспресс-блоки ». А делается это в следующем порядке:
После этого во вкладке «Экспресс-блоки» появится готовая конструкция, которую можно вставлять в нужный документ.
Добавление строки для подписи
При составления документ иногда необходимо сделать место для подписи, чтобы были соблюдена все правила составления деловых бумаг. В Word есть специальный инструмент, с помощью которого можно сделать необходимую строку с характерной пометкой для наглядности. Чтобы все получилось правильно нужно сделать следующее:
Затем надо нажать «Ок » и в том месте, которое было отмечено, появится соответствующая строка. Ее также можно будет настраивать и менять данные.